Desain Output

Form Laporan Penjualan Berdasarkan Nota

Form Laporan Penjualan Berdasarkan Barang

Form Laporan Pembelian

Form Laporan Pembayaran

Desain Input

Form Login

Form Menu Utama

 

Form Supplier

Form Barang

 

Form Penjualan

Form Pembelian

Form Pembayaran

CDM & PDM

CDM

PDM

Level 1

Level 0

HIPO

Contex Diagram

BAB III

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Analisa Sistem (Dokumen Flowchart secara manual)

Proses penjualan tunai adalah proses menjual obat kepada konsumen yang dilakukan secara tunai. Dalam proses ini, pertama - tama pembeli memesan obat kepada pihak apotek. Kemudian pihak apotek mencari barang secara manual sekaligus mengecek persediaan barang kemudian melihat harga pada labelnya. Lalu pihak apotek membuat nota penjualan rangkap dua dan mengisi nota tersebut dengan barang apa saja yang dibeli oleh pembeli dan harganya. Selanjutnya nota penjualan rangkap 1 diberikan kepada pembeli. Pembeli membayar harga barang yang tertera di nota penjualan rangkap 1 tersebut dan menyerahkan kepada pihak apotek. Setelah itu pihak apotek mencocokkan nota penjualan rangkap 1 dengan nota penjualan rangkap 2 yang dimilikinya. Jika tidak cocok, proses akan terhenti. Tapi apabila sebaliknya, maka pihak apotek akan memvalidasi ( menstempel lunas) nota penjualan rangkap 1 dan 2 tersebut. Kemudian menyerahkan barang dan nota penjualan rangkap 1 kepada pembeli dan yang rangkap 2 diarsip oleh pihak apotek.

Selain proses penjualan tunai, juga terdapat proses pembelian. Dalam proses ini, biasanya apotek didatangi oleh supplier. Sebelum supplier datang, pihak apotek terlebih dahulu melihat persediaan barang secara manual. Setelah itu membuat surat order pembelian rangkap dua. Sehingga pada waktu supplier datang ke apotek, pihak apotek menyerahkan surat order pembelian rangkap 1 kepada supplier. Dan surat order pembelian rangkap 2 disimpan sementara oleh apotek. Setelah menerima surat order pembelian, supplier kembali pergi untuk menyiapkan obat yang telah ditulis dalam surat order pembelian tadi. Berdasarkan surat order pembelian tadi, supplier kembali datang ke apotek untuk menyerahkan barang beserta faktur penjualan rangkap 1 dan surat jalan. Faktur tersebut kemudian dicocokkan dengan surat order pembelian rangkap 2 oleh pihak apotek sekaligus mencocokkan dengan barangnya. Apabila benar, maka pihak apotek akan menandatangani surat jalan yang telah diberikan oleh supplier. Lalu surat jalan diambil lagi oleh supplier untuk dibawa kembali.

Kemudian pada proses pembayaran tagihan, supplier membuat surat tagihan. Dan mengirimkan surat tagihan rangkap 1 ke pihak apotek. Dan oleh pihak apotek dicocokkan dengan faktur penjualan 1. Jika cocok, apotek membayar tagihannya dan supplier memvalidasi kuitansi rangkap 1. Kemudian  kuitansi rangkap 1 diarsip oleh pihak apotek.

                  1.          Kelemahan Sistem Apotek saat ini :

a.       Pekerjaan tidak efektif.

b.      Pelanggan banyak yang kecewa terhadap pelayanan yang memang sangat lama untuk membeli obat.

c.       Pihak apotek kesulitan untuk mencari harga obat karena masih ditulis di dalam buku / kertas, serta susah untuk melakukan pengontrolan terhadap persediaan obat yang habis dan kesulitan dalam membuat laporan penjualan apotek.

d.      Pihak apotek juga sering salah dalam menghitung harga obat yang dibeli oleh konsumen sehingga kadang bisa merugikan pihak apotek sendiri ataupun konsumen.

2.    Solusi yang dibuatkan untuk Apotek Rumaisha

a.       Sisi Teknis

Teknologi komputerisasi yang kita pergunakan untuk memproses data akan meningkatkan efektivitas, produktivitas, serta efisiensi dalam pekerjaan di Apotek Rumaisha. Dalam kasus ini, Apotek Rumaisha menggunakan sistem berbasis client server. Direncanakan dalam kelangsungan sistem yang baru ini, akan digunakan dua buah komputer. Komputer pertama adalah komputer server yang digunakan oleh pemilik untuk mengawasi seluruh aktivitas dan transaksi. Satu komputer yang lain digunakan oleh karyawan untuk transaksi penjualan, pembelian, dan pembayaran.

b.      Sisi Biaya

Untuk penggunaan sistem komputerisasi tersebut, perusahan memberanikan mengeluarkan dana yang cukup besar untuk investasi awal. Namun, untuk kelangsungannya perusahaan telah menghemat biaya gaji karyawan karena jumlah karyawan yang sebelumnya sebanyak enam karyawan, sekarang telah menjadi tiga orang saja. Serta terjadi penghematan dalam segi jumlah kertas yang dipakai dibandingkan pada saat manual.

c.       Sisi Operasional

Karyawan yang bekerja pada apotek tersebut telah memiliki basic pada penggunaan komputer. Sehingga tidak perlu mentrainingnya dari awal. Hanya cukup ditraining satu sampai dua kali saja sehingga menghemat biaya training.

B.         Desain Sistem (Sistem Flowchart secara komputerisasi)

        Dalam proses penjualan tunai, pertama pihak apotek menginputkan data PO kemudian sistem akan mengecek persediaan barang berdasarkan tabel barang. Jika ada, maka tabel penjualan akan diisi. Selain itu sistem juga akan mengupdate stok barang dan kemudian dicetak 2 lembar. Dimana lembar 1 diberikan kepada konsumen.lembar 2 akan diarsip. Kemudian membuat laporan total penjualan untuk diberikan kepada pimpinan setiap harinya.

Dalam proses pembelian, pertama-tama sistem membuat daftar pembelian berdasarkan barang dan supplier dan mencetak PO. Dan menyerahkannya kepada supplier. Kemudian beberapa hari kemudian supplier akan memberikan faktur penjualan dan surat jalan serta barang kepada pihak apotek. Kemudian akan dicocokkan dengan tabel pembelian. Jika cocok maka akan mengupdate stok barang dan membuat SPB ( Surat Penerimaan Barang ) sebanyak 2 lembar. Dan faktur bagian pembelian akan memberikan kembali surat jalan dan SPB 2 kepada supplier. Dan bagian pembelian akan membuat laporan untuk pimpinan.

Dalam proses pembayaran tagihan, pertama user menginputkan nomor tagihan kemudian akan diproses dengan mencocokkannya dengan tabel pembelian. Dan jika cocok, maka akan mengupdate tabel pembelian. Dan akan melakukan proses akuntansi yaitu pembuatan laporan yang kemudian akan diserahkan kepada pimpinan.

 

BAB II

BAB II
A. Landasan Teori
SISTEM
Sistem adalah Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (http://www.total.or.id/info.php?kk=sistem, Kamus Komputer dan Teknologi Informasi, 2005)

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka. (http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem, Wikipedia)

INFORMASI
Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output.
(http://agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/3412/Konsep+SI.pdf)

SISTEM INFORMASI
Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
(http://agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/3412/Konsep+SI.pdf)

BAB I

BAB I

A.    Judul

Rancang bangun sistem informasi penjualan tunai, pembelian, dan pembayaran tagihan pada apotek ”Rumaisha”.

B.     Latar Belakang Masalah

Perkembangan arus globalisasi yang diiringi dengan perkembangan Teknologi Informasi (TI) menyebabkan arus informasi yang dulunya sulit didapatkan kini dapat dengan mudah diperoleh sesuai dengan kebutuhan. Komputer merupakan suatu perangkat yang sangat dibutuhkan untuk proses penyajian pengolahan data, agar data yang diolah dapat memberikan suatu informasi yang diperlukan oleh pimpinan ataupun suatu perusahaan yang membutuhkan perkembangan komputer dari hari ke hari mengalami perubahan yang sangat pesat, kebutuhan akan informasi yang akurat, tepat dan terkini juga semakin dibutuhkan agar dapat tetap bertahan dalam menghadapi segala tantangan di era globalisasi dan persaingan bebas. Keunggulan komputer dalam memproses data akan meningkatkan efektivitas, produktivitas, serta efisiensi suatu sistem informasi. Perkembangan teknologi ini terutama pada bidang teknologi informasi. Sehingga banyak sekali  instansi – instansi, perusahaan maupun pihak – pihak yang menginginkan supaya penerapan teknologi di dalam organisasinya dilakukan secara optimal. Salah satunya adalah apotek ”Rumaisha”. Apotek ini berdiri pada bulan Desember 2004. Apotek ini kurang lebih mempunyai bagian penjualan, pembelian, dan bagian pembayaran sebanyak enam karyawan. Setiap karyawan apotek mempunyai jam kerja masing – masing atau disebut juga dengan shift.

Sejak berdiri sampai sekarang, apotek ”Rumaisha” belum pernah sama sekali merubah ataupun mengganti sistem yang selama ini digunakan. Oleh karena itu, untuk memaksimalkan efektifitas kerjanya maka diperlukan beberapa perubahan pemrosesan yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi. Sistem lama yang digunakan oleh apotek ”Rumaisha” adalah semua dilakukan secara manual dan membuat pekerjaan tidak efektif. Pelanggan banyak yang kecewa terhadap pelayanan yang memang sangat lama untuk membeli obat. Selain itu, pihak apotek kesulitan untuk mencari harga obat karena masih ditulis di dalam buku / kertas, serta susah untuk melakukan pengontrolan terhadap persediaan obat yang habis dan kesulitan dalam membuat laporan penjualan apotek.

Pihak apotek juga sering salah dalam menghitung harga obat yang dibeli oleh konsumen sehingga kadang bisa merugikan pihak apotek sendiri ataupun konsumen.

Hal ini diakibatkan oleh pemrosesan manual yang membutuhkan tenaga ekstra dan waktu yang ekstra pula. Sehingga pemrosesan belum dilaksanakan secara optimal dengan memperhitungkan waktu maupun tenaga yang diperlukan. Sehingga konsumen kurang puas terhadap pelayanan  pihak apotek.         

C.      Perumusan Masalah

a.    Bagaimana membangun Sistem Informasi pembelian yang terkomputerisasi agar waktu untuk menentukan keputusan pembelian obat menjadi efektif dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam pemberian harga jual obat kepada konsumen?

b.    Bagaimana membangun Sistem Informasi pembayaran tagihan sehingga meminimalkan terjadinya human error dalam penyimpanan dokumen?

c.    Bagaimana membangun Sistem Informasi penjualan untuk memberi laporan total penjualan dalam satu hari?

D.    Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah yang ada di atas, sistem yang akan ditujukan untuk apotek ”Rumaisha” hanya akan dibatasi pada hal - hal sebagai berikut :

1.    Sistem penjualan tunai

2.    Sistem pembelian

3.    Sistem pembayaran tagihan

4.    Diasumsikan bahwa apotek ”Rumaisha” hanya menjual obat jadi.

E.     Tujuan

Adapun tujuan – tujuan yang ingin dicapai dengan dibuatnya sistem ini. Tujuan – tujuan ini antara lain :

1.             Membuat aplikasi pembelian agar waktu untuk menentukan keputusan pembelian obat menjadi efektif dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam pemberian harga jual obat kepada konsumen.

2.             Membuat aplikasi pembayaran tagihan pembelian obat sehingga meminimalkan terjadinya human error dalam penyimpanan dokumen.

3.             Membuat aplikasi penjualan tunai agar dapat memberi laporan total penjualan tiap hari.

Perancangan sistem informasi

RANCANG BANGUN

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN KREDIT,

PEMBAYARAN TAGIHAN, DAN PENJUALAN TUNAI

PADA APOTEK ”RUMAISHA”

Oleh :

Juliana Poernomo (08.41010.0197)

Lay Naniek H.W.  (08.41010.0198)

Marliana Halim     (08.41010.0199)

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2009/2010