BAB III

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Analisa Sistem (Dokumen Flowchart secara manual)

Proses penjualan tunai adalah proses menjual obat kepada konsumen yang dilakukan secara tunai. Dalam proses ini, pertama - tama pembeli memesan obat kepada pihak apotek. Kemudian pihak apotek mencari barang secara manual sekaligus mengecek persediaan barang kemudian melihat harga pada labelnya. Lalu pihak apotek membuat nota penjualan rangkap dua dan mengisi nota tersebut dengan barang apa saja yang dibeli oleh pembeli dan harganya. Selanjutnya nota penjualan rangkap 1 diberikan kepada pembeli. Pembeli membayar harga barang yang tertera di nota penjualan rangkap 1 tersebut dan menyerahkan kepada pihak apotek. Setelah itu pihak apotek mencocokkan nota penjualan rangkap 1 dengan nota penjualan rangkap 2 yang dimilikinya. Jika tidak cocok, proses akan terhenti. Tapi apabila sebaliknya, maka pihak apotek akan memvalidasi ( menstempel lunas) nota penjualan rangkap 1 dan 2 tersebut. Kemudian menyerahkan barang dan nota penjualan rangkap 1 kepada pembeli dan yang rangkap 2 diarsip oleh pihak apotek.

Selain proses penjualan tunai, juga terdapat proses pembelian. Dalam proses ini, biasanya apotek didatangi oleh supplier. Sebelum supplier datang, pihak apotek terlebih dahulu melihat persediaan barang secara manual. Setelah itu membuat surat order pembelian rangkap dua. Sehingga pada waktu supplier datang ke apotek, pihak apotek menyerahkan surat order pembelian rangkap 1 kepada supplier. Dan surat order pembelian rangkap 2 disimpan sementara oleh apotek. Setelah menerima surat order pembelian, supplier kembali pergi untuk menyiapkan obat yang telah ditulis dalam surat order pembelian tadi. Berdasarkan surat order pembelian tadi, supplier kembali datang ke apotek untuk menyerahkan barang beserta faktur penjualan rangkap 1 dan surat jalan. Faktur tersebut kemudian dicocokkan dengan surat order pembelian rangkap 2 oleh pihak apotek sekaligus mencocokkan dengan barangnya. Apabila benar, maka pihak apotek akan menandatangani surat jalan yang telah diberikan oleh supplier. Lalu surat jalan diambil lagi oleh supplier untuk dibawa kembali.

Kemudian pada proses pembayaran tagihan, supplier membuat surat tagihan. Dan mengirimkan surat tagihan rangkap 1 ke pihak apotek. Dan oleh pihak apotek dicocokkan dengan faktur penjualan 1. Jika cocok, apotek membayar tagihannya dan supplier memvalidasi kuitansi rangkap 1. Kemudian  kuitansi rangkap 1 diarsip oleh pihak apotek.

                  1.          Kelemahan Sistem Apotek saat ini :

a.       Pekerjaan tidak efektif.

b.      Pelanggan banyak yang kecewa terhadap pelayanan yang memang sangat lama untuk membeli obat.

c.       Pihak apotek kesulitan untuk mencari harga obat karena masih ditulis di dalam buku / kertas, serta susah untuk melakukan pengontrolan terhadap persediaan obat yang habis dan kesulitan dalam membuat laporan penjualan apotek.

d.      Pihak apotek juga sering salah dalam menghitung harga obat yang dibeli oleh konsumen sehingga kadang bisa merugikan pihak apotek sendiri ataupun konsumen.

2.    Solusi yang dibuatkan untuk Apotek Rumaisha

a.       Sisi Teknis

Teknologi komputerisasi yang kita pergunakan untuk memproses data akan meningkatkan efektivitas, produktivitas, serta efisiensi dalam pekerjaan di Apotek Rumaisha. Dalam kasus ini, Apotek Rumaisha menggunakan sistem berbasis client server. Direncanakan dalam kelangsungan sistem yang baru ini, akan digunakan dua buah komputer. Komputer pertama adalah komputer server yang digunakan oleh pemilik untuk mengawasi seluruh aktivitas dan transaksi. Satu komputer yang lain digunakan oleh karyawan untuk transaksi penjualan, pembelian, dan pembayaran.

b.      Sisi Biaya

Untuk penggunaan sistem komputerisasi tersebut, perusahan memberanikan mengeluarkan dana yang cukup besar untuk investasi awal. Namun, untuk kelangsungannya perusahaan telah menghemat biaya gaji karyawan karena jumlah karyawan yang sebelumnya sebanyak enam karyawan, sekarang telah menjadi tiga orang saja. Serta terjadi penghematan dalam segi jumlah kertas yang dipakai dibandingkan pada saat manual.

c.       Sisi Operasional

Karyawan yang bekerja pada apotek tersebut telah memiliki basic pada penggunaan komputer. Sehingga tidak perlu mentrainingnya dari awal. Hanya cukup ditraining satu sampai dua kali saja sehingga menghemat biaya training.

B.         Desain Sistem (Sistem Flowchart secara komputerisasi)

        Dalam proses penjualan tunai, pertama pihak apotek menginputkan data PO kemudian sistem akan mengecek persediaan barang berdasarkan tabel barang. Jika ada, maka tabel penjualan akan diisi. Selain itu sistem juga akan mengupdate stok barang dan kemudian dicetak 2 lembar. Dimana lembar 1 diberikan kepada konsumen.lembar 2 akan diarsip. Kemudian membuat laporan total penjualan untuk diberikan kepada pimpinan setiap harinya.

Dalam proses pembelian, pertama-tama sistem membuat daftar pembelian berdasarkan barang dan supplier dan mencetak PO. Dan menyerahkannya kepada supplier. Kemudian beberapa hari kemudian supplier akan memberikan faktur penjualan dan surat jalan serta barang kepada pihak apotek. Kemudian akan dicocokkan dengan tabel pembelian. Jika cocok maka akan mengupdate stok barang dan membuat SPB ( Surat Penerimaan Barang ) sebanyak 2 lembar. Dan faktur bagian pembelian akan memberikan kembali surat jalan dan SPB 2 kepada supplier. Dan bagian pembelian akan membuat laporan untuk pimpinan.

Dalam proses pembayaran tagihan, pertama user menginputkan nomor tagihan kemudian akan diproses dengan mencocokkannya dengan tabel pembelian. Dan jika cocok, maka akan mengupdate tabel pembelian. Dan akan melakukan proses akuntansi yaitu pembuatan laporan yang kemudian akan diserahkan kepada pimpinan.